Instituições de ensino e documentos

O processo de pesquisa do projeto uDoc

Antes da pesquisa

Para compreender melhor o problema com que estávamos lidando e o nosso conhecimento sobre a área educacional e o manejamento de documentos, fizemos uma Matriz CSD que nos ajudou a enxergar melhor os pontos que precisariam ser validados durante a pesquisa.

Por quê pesquisar?

Quando começamos a trabalhar em um projeto de UX, podemos ter várias concepções sobre qual é o problema com que estamos lidando e a melhor forma de solucioná-lo. A pesquisa é a melhor forma de entendermos se aquilo que o nosso cliente aponta como um problema realmente o é, além de ser a principal fonte de dados para a construção de uma solução que alivie as dores do cliente.

A pesquisa é dividida em duas etapas: quantitativa e qualitativa. Na etapa quantitativa entendemos o que é o causador das dores do nosso cliente e, na etapa qualitativa, o porquê de este problema ocorrer.

Nesse artigo, pretendemos explorar o processo de pesquisa do grupo Docmaster, para o desenvolvimento da solução uDoc durante a realização do curso UX Unicórnio.

Objetivo e Público alvo da pesquisa

O nosso objetivo com a pesquisa quantitativa, foi descobrir se as pessoas realmente estavam tendo problemas ao enviar e receber documentos de IEs remotamente. Para isso estabelecemos como nosso público alvo, pessoas que tiveram que enviar ou receber documentos de suas instituições de ensino de forma remota.

Validação por meio de Pesquisa

Depois de elaborarmos a matriz CSD, desenvolvemos perguntas que iriam nos ajudar a validar ou descartar o que deveria, mas a frente, ser priorizado no nosso projeto. A seguir, discutiremos como alguns pontos principais levantados na criação da matriz foram transformados em perguntas e as validações proporcionadas pelas pesquisas.

Certezas

Encontramos apenas uma certeza durante todo o nosso processo de pesquisa, foi ela:

As pessoas precisam de documentos para se matricularem em Instituições de ensino

Essa certeza se baseia no fato de que procuramos sobre o processo de matrícula em mais de 20 instituições de ensino e todas elas exigiam documentos para que esse procedimento fosse finalizado.

Suposições

Foram de nossas suposições que surgiram as questões mais produtivas da nossa pesquisa, por conta disso, dividimos essa seção em quatro partes, para que o leitor tenha um entendimento maior do nosso processo.

Suposição 1: Algumas pessoas podem ter dificuldades em realizar processos burocráticos nas suas instituições de ensino.

Pergunta: Você teve alguma dificuldade ao enviar ou receber documentos da sua escola/ faculdade durante a pandemia?

Validação na pesquisa quantitativa: 28% das 66 pessoas que responderam ao formulário, relataram ter enfrentado alguma dificuldade ao tentar enviar ou receber documentos de sua instituição de ensino.

Essa validação só seria útil para o nosso grupo se conseguíssemos entender durante qual processo a dificuldade ocorria. Fizemos uma pergunta referente a isso para os usuários e descobrimos que, das pessoas que tiveram problema para enviar ou receber documentos, 52% estavam tentando “atualizar de documentos no banco de dados” e 26% queria realizar uma matrícula.

Pelo seu potencial de negócio, que foi discutido no nosso case de strategy, resolvemos focar a nossa solução na matrícula.

O que aprendemos sobre esse tópico na pesquisa qualitativa: No geral, a entrega de um documentos sempre se colocava como obstáculo para que os nossos entrevistados alcançassem o seu objetivo principal, fosse ele fazer uma matrícula ou começar um estágio.

Suposição 2: Muitas instituições de ensino não tem sistemas que possibilitem a digitalização, envio, recebimento e emissão de documentos

Pergunta: A que você atribui a dificuldade enfrentada?

Validação na pesquisa quantitativa: 10% das pessoas que enfrentaram dificuldades para enviar ou receber documentos de suas instituições de ensino, atribuíram esse problema ao fato de a IE não ter uma plataforma que possibilitasse que esse processo fosse feito remotamente.

O que aprendemos sobre esse tópico na pesquisa qualitativa: algumas pessoas com que falamos, não tinham a possibilidade de ir até a instituição de ensino resolver os problemas com documentos que estavam enfrentando. Isso fez com que eles tivessem que encontrar outras formas de enviar documentos, entre elas, mandar por email ou enviar pelos Correios. As duas opções trouxeram incertezas aos nossos entrevistados que não sabiam se os seus documentos haviam chegado no destino e, por vezes, duvidaram da segurança que esse tipo de processo oferecia.

Suposição 3: Algumas instituições de ensino, não conseguem resolver problemas relacionados a documentos, senão presencialmente.

Validação na pesquisa quantitativa: 26% das pessoas que enfrentaram dificuldades que enfrentaram dificuldades para enviar ou receber documentos de suas instituições de ensino, atribuíram esse problema ao fato de a IE exigir que o processo seja feito presencialmente.

O que aprendemos sobre esse tópico na pesquisa qualitativa: algumas instituições de ensino tornam o processo de entrega de documentos muito angustiante para o aluno, os canais de comunicação são falhos e oferecem informações distintas sobre um mesmo assunto. Essa confusão faz com que o usuário seja obrigado a ir até a instituição de ensino para entender o que ele precisa fazer para terminar a sua ação principal e atingir o seu objetivo.

Dúvidas

Durante o processo de pesquisa, percebemos que as nossas dúvidas seriam mais facilmente sanadas na etapa de pesquisa qualitativa, onde tivemos a oportunidade de conversar com várias pessoas e entender melhor os seus medos com relação ao tema abordado.

Pergunta: Será que alguns estudantes ainda têm medo de fazer processos online?

O que aprendemos sobre esse tópico na pesquisa qualitativa: Ao analisar os dados da pesquisa quantitativa, percebemos que as pessoas que tiveram as dificuldades relatadas anteriormente, eram as mesmas que nunca haviam usado aplicativos de documentos. Por conta disso, durante as nossas entrevistas questionamos nossos usuários sobre o porquê isso ocorria e descobrimos que, em sua grande parte, as pessoas se sentiam inseguras ao usar documentos digitais, pois não sabiam se eles seriam aceitos em qualquer lugar, quem dirá a escola. Esse fato foi muito importante para que entendêssemos que tipo de segurança teríamos que passar ao nosso usuário e qual seria o nosso parceiro principal que, nesse caso, acabaram sendo as IEs, pois a nossa solução só funcionará com a colaboração da escola.

Pergunta: Será que as pessoas têm medo de perder o prazo de matrícula?

O que aprendemos sobre esse tópico na pesquisa qualitativa: O prazo de matrícula é a grande chave do nosso produto. Se não existe um prazo, as pessoas não teriam urgência para enviar e receber documentos para realizar a sua ação principal, a matrícula. Focamos a nossa solução nos documentos, mas as pesquisas qualitativas nos ensinaram que é preciso ter em mente a matrícula, é ela que trará a sensação de satisfação e realização ao nosso usuário.